Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memili masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretari terus diperkenalkan setiap saat, tetapi "sentuhan" tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun.
Salah satu pekerjaan yang banyak peminatnya adalah posisi sekretaris. Profesi ini bukan sekadar pencatat materi rapat ataupun pengingat agenda pimpinan perusahaan. Bahkan seiring tuntutan zaman, profesi ini membutuhkan keahlian khusus di bidang komunikasi dan penguasaan teknologi informasi. Bahkan diharapkan kerja sekretaris berkontribusi dalam pengambilan keputusan yang cepat.
Secara global tugas seorang sekretaris adalah membantu kelancaran pelaksanaan pimpinan. Selain berhubungan dengan pimpinan, ada tugas-tugas eksternal yang tak kalah penting seperti sebagai humas dan mediator dengan karyawan.
Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan. Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memilih masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretari terus diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapanpun.
Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.
a)Personality
di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan , jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
b)General Knowledge
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
c)Special knowledge.
Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
d)Skill and technic
di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
e)Practice
kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/
Sekretaris Profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:
1.Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2.Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3.Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4.Tahu Teknoiogi
sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5.Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6.Harus Bisa Bahasa Asing
menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh
seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk
bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7.Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan.
9.Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.
prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya.
